Cambiar de programa de peluquería sin perder clientas es cuestión de calendario más que de técnica. Si exportas los datos antes de dar de baja nada, preparas el programa nuevo mientras el antiguo sigue funcionando y cambias los enlaces de reserva en una semana tranquila, el paso se hace en tres o cuatro semanas y la clientela apenas lo nota. Los problemas casi siempre vienen de hacerlo al revés: cancelar primero y descubrir después que la base de clientas ya no se puede descargar.
Antes de empezar: tres comprobaciones
- Permanencia. Revisa el contrato actual: algunos programas se contratan por un año y piden aviso previo para no renovar. Saber la fecha exacta evita pagar un año más sin querer.
- Exportación. Busca en el panel la opción de exportar clientas, normalmente en Excel o CSV. Descarga una prueba y ábrela: comprueba que salen las notas y el historial, no solo nombre y teléfono.
- Consentimientos. Según el RGPD, solo puedes enviar promociones a quien lo haya aceptado. Si el programa antiguo guarda esos consentimientos, expórtalos también; si no, tendrás que volver a pedirlos.
Cuatro semanas antes
Elige el programa nuevo y pregunta al proveedor si importa los datos por ti. Muchos lo hacen gratis a partir del archivo que exportes. Boona, por ejemplo, ofrece la migración gratuita de la base de clientas, así que no hace falta volver a teclear fichas a mano. Mientras tanto, apunta todo lo que el programa antiguo hace en tu día a día (recordatorios, informes, bonos) para comprobar después que el nuevo lo cubre. Si aún no tienes claro qué funciones necesitas, repasa qué debe resolver un software de gestión para peluquerías en cada momento del día.
Dos semanas antes
Configura el programa nuevo sin abrirlo todavía a las clientas: servicios con sus duraciones y precios, horarios de cada profesional, días libres y descansos. Importa primero un grupo pequeño de fichas, unas veinte, y revisa que las notas de color y los avisos de alergias han llegado bien. Después haz una reserva desde el móvil como si fueras una clienta, cancélala y vuelve a reservar.
La semana del cambio
Escoge una semana floja: nunca la de antes de Navidad, ni las semanas de bodas y comuniones de mayo y junio. El día elegido:
- Exporta de nuevo las citas futuras, para incluir las que entraron en los últimos días, e impórtalas en el programa nuevo.
- Cambia a la vez todos los enlaces de reserva: web, biografía de Instagram, perfil de Google, página de Facebook y cualquier código QR del mostrador.
- Avisa a las clientas con un mensaje corto: a partir de hoy se reserva desde este enlace, y las citas que ya tenían siguen en pie.
- Deja el programa antiguo abierto solo para consultar, sin aceptar reservas nuevas.
El primer mes con el programa nuevo
Durante unas semanas conviene revisar cada mañana que las citas del día coinciden con lo que esperabas, sobre todo las que se cogieron por teléfono. Los bonos de sesiones y las tarjetas regalo pendientes suelen ser lo que peor se traslada: anótalos en una lista aparte y compruébalos uno a uno cuando la clienta venga. Cuando lleves un mes sin sorpresas, guarda la última exportación como copia de seguridad y da de baja el programa antiguo.
Errores habituales al cambiar de programa
| Error | Consecuencia | Cómo evitarlo |
|---|---|---|
| Dar de baja el programa antiguo primero | Las fichas ya no se pueden descargar | Exportar y comprobar el archivo antes de cancelar |
| Cambiar solo el enlace de la web | Las clientas siguen reservando en el sistema viejo desde Instagram o Google | Hacer una lista de todos los sitios donde está el enlace |
| Migrar en temporada alta | Errores de agenda con el salón lleno | Elegir una semana tranquila |
| Olvidar los bonos pendientes | Clientas que reclaman sesiones que no aparecen | Lista aparte y revisión a mano |
Cambiar también es buen momento para revisar cuánto pagas: si el programa actual cobra comisión por cada clienta nueva o por los recordatorios, compara con las opciones de cuota fija y con los costes reales de los programas de reservas gratis. El resumen de opciones según el tamaño del negocio está en la sección Gestión de peluquerías y salones de belleza.
Preguntas frecuentes
- ¿Perderé las fichas de mis clientas al cambiar?
- No, si exportas antes de cancelar y compruebas que el archivo incluye notas e historial. La mayoría de programas permite importar un archivo CSV o Excel.
- ¿Cuánto se tarda en cambiar de programa?
- Para una peluquería pequeña, entre tres y cuatro semanas desde que eliges el programa nuevo hasta que das de baja el antiguo, con el cambio real concentrado en un solo día.
- ¿Tengo que pedir de nuevo el consentimiento de las clientas?
- Solo para las comunicaciones comerciales que no puedas acreditar. Si el programa antiguo guardaba los consentimientos con fecha, puedes trasladarlos con la exportación.